Scenario iniziale
L'azienda riceveva note spese tramite email, PDF e messaggi informali. Il team amministrativo ricopiava i dati in Excel e verificava manualmente allegati, importi e approvazioni.
Servizi professionali
Automazione note spese con form, n8n ed Excel
Un processo amministrativo frammentato è stato trasformato in un workflow controllato, con raccolta dati standardizzata e report automatici.
Tempo operativo ridotto
-68%
Errori manuali
-80%
Reportistica
Automatica
Problema del cliente
Tempi lunghi, errori di trascrizione, scarsa visibilità sullo stato delle richieste e difficoltà nel produrre report affidabili per fine mese.
Soluzione realizzata
Creazione di un form strutturato per invio note spese con campi obbligatori e upload documenti.
Workflow n8n per validazione dati, naming coerente degli allegati e aggiornamento automatico del file Excel condiviso.
Notifiche automatiche al responsabile per approvazione e invio report riepilogativo al reparto amministrativo.
Benefici e risultati
- Riduzione del tempo di gestione per singola pratica
- Minore possibilità di errori nei dati contabili
- Maggiore tracciabilità dello stato di approvazione
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